O ERP – Enterprise Resource Planning é uma ferramenta de gestão extremamente útil para as organizações. Permite, entre outras funcionalidades, gerir stocks de forma simples e eficiente.
O controlo efetivo, a gestão e medição de stocks ajudam as empresas de distribuição e produção a reduzir custos de investimento. Acompanham também a sua evolução e a monitorização das suas necessidades.
Embora pareça simples manter as quantidades de artigos disponíveis, na prática, a gestão de stocks pode tornar-se uma tarefa complexa. Isto porque diferentes segmentos das empresas podem ter objetivos e opiniões divergentes sobre qual a melhor forma de lidar com o nível ideal de stock, com os fornecedores atuais e com os fornecedores futuros.
Por exemplo, os departamentos de vendas podem acentuar os números otimistas. Enquanto isso, os de compras podem gerir os custos, conseguindo descontos em massa. Por sua vez, as administrações das empresas preferem normalmente reduzir o stock em armazém. Assim, na combinação entre os fluxos da oferta e da procura, a gestão de stocks pode tornar-se um processo complexo.
Sem uma boa visibilidade e transparência, a gestão de encomendas a fornecedores, as interrupções na cadeia de fornecimento, a disponibilidade de material, os artigos em rutura e as encomendas dos clientes podem causar grandes perdas, bem como stock não utilizado e mal adquirido.
Nesse sentido, vejamos como uma solução ERP pode ajudar a otimizar a gestão de stocks da sua empresa.
O que um software ERP pode fazer pela sua empresa?
Os sistemas ERP ajudam as organizações a otimizar os investimentos em stock, oferecendo uma visão clara dos registos de dados. Além disso, possibilitam saber como estes se interligam entre os departamentos da empresa. As organizações podem monitorizar o desempenho do inventário e avaliar os resultados, já que o ERP permite:
- Implementar processos rastreáveis, tais como datas de validade, unidades de medida, números de série e lotes;
- Adicionar variáveis às fichas dos artigos, informações sobre a localização dos produtos dentro do armazém, requisitos de armazenamento, taxas a aplicar nas vendas, tratamento especial e outros dados importantes;
- Manter o controlo do stock que está com pouca rotatividade ou prestes a expirar;
- Guardar um inventário dos artigos que, historicamente, trazem pouca rentabilidade;
- Manter o controlo do stock disponível e previsto, dando aos clientes informações atualizadas e precisas sobre a disponibilidade dos produtos;
- Garantir que o departamento de compras acompanha os artigos, para identificar clientes de primeira linha;
- Atribuir vários fornecedores a cada artigo, para eliminar lacunas na disponibilidade;
- Desdobrar custos indiretos, materiais, frete e muito mais, para a obtenção dos custos reais dos artigos.
7 Vantagens do ERP na gestão de stocks
1. Evitar excessos de stock
Um sistema ERP pode ajudar a sua organização a evitar ter stock em excesso, permitindo uma melhor gestão e otimização na gestão de stocks, e evitando Bottlenecks. Dessa forma, é possível obter previsões precisas, definindo prazos de entrega fiáveis com fornecedores e aumentando a eficácia na resposta. O ERP permite uma monitorização contínua e em tempo real do inventário, sugerindo colocação de encomendas para evitar ruturas de stock.
2. Obter melhores preços
Ao entender os custos e as margens, a sua empresa pode ter uma visão mais clara dos valores. Consequentemente, pode fazer uma melhor negociação com os fornecedores. Com o histórico de vendas associado e sempre disponível para consulta, o departamento de compras consegue fazer projeções e alcançar preços mais vantajosos, apoiando-se em dados reais.
3. Otimizar espaço no armazém
Um software ERP permite-lhe otimizar a utilização do espaço para armazenamento de stocks, evitando investimentos desnecessários noutros armazéns. Além disso, é um apoio na tomada de decisão sobre a rotação de stocks e colocação de encomendas de compra. Assim, aumenta a capacidade e organização do seu armazém. Sabendo exatamente qual a quantidade de stock a manter e quando, torna-se mais fácil gerir e otimizar o espaço em armazém, diminuindo a sobrecarga das operações.
4. Reduzir custos
O ERP permite à organização obter visibilidade das taxas de recompensa e margens de cada produto mantido em stock. Possibilita o controlo dos artigos expirados e em vias de expirar, antecipando necessidades futuras, analisando dados precisos sobre os movimentos dos stocks e reduzindo custos. Uma gestão de stocks eficiente implica que os produtos estejam armazenados corretamente e sejam encomendados e expedidos no momento certo. O ERP, além de facilitar a identificação do timing ideal, irá reduzir as despesas de uma empresa ao evitar elevados níveis de stock em armazém e potenciais desperdícios. Uma gestão antecipada e o acesso ao nível de stocks em tempo real irá permitir evitar ruturas de stock. Possibilitará ainda melhorar o tempo de resposta aos seus clientes, reduzindo, assim, os custos associados.
5. Melhorar a relação com stakeholders
As soluções ERP proporcionam uma previsão da procura mais precisa e rápida. Assim, embora os desalinhamentos entre o stock e a procura não possam ser totalmente eliminados, os mesmos podem ser significativamente reduzidos. Tal permite que os objetivos pré-determinados, tais como redução do investimento em stock, aumento da satisfação do cliente e contenção de custos, estejam cada vez mais ao seu alcance. Assim, o ERP irá contribuir para melhorar a sua relação com clientes e fornecedores. Com o acesso aos níveis de stock precisos e em tempo real, será possível a colocação atempada de encomendas aos fornecedores e a expedição eficiente dos produtos para os clientes.
6. Aceder a dados úteis e fiáveis para uma melhor gestão da empresa
Uma das grandes vantagens da utilização de um sistema ERP é a sua capacidade para armazenar e produzir informação, que é de fácil acesso e partilhada por toda a organização. Adicionalmente, a informação permite avaliar os principais indicadores de desempenho, fornecer análises de custos e benefícios e melhorar a produtividade. O acesso aos dados ajuda a que todas as operações sejam executadas com maior fluidez. Impede a duplicação de tarefas e a probabilidade de ocorrência de erros. Conduz, assim, a empresa a uma gestão de stocks ideal.
Todas as empresas, independentemente da sua dimensão, necessitam de uma gestão de stocks eficiente. A tomada de decisões na gestão de inventário poderá ser um fator chave no sucesso de qualquer organização, para dar resposta a um mercado em constante mudança, com níveis elevados de exigência e onde o sucesso pode estar dependente da rapidez de resposta. A forma mais imediata para alcançar os objetivos e os critérios de integração mencionados é através de um Enterprise Resource Planning que atenda às suas necessidades.
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