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Continia Document Capture ao serviço da otimização de processos!

otimização de processos

A implementação e otimização de processos de negócio revela a forma como a gestão das empresas é efetuada. A existência de inúmeros processos manuais em muitas empresas em pleno século XXI ainda é uma realidade. Porém, é de referir que a otimização de processos se torna fundamental para o sucesso duradouro e a competitividade dos negócios.

Um grande número de empresas continua a depender de sistemas de informação ineficientes que obrigam a tarefas manuais, quando poderiam ser executadas automaticamente. Isto resulta em perdas de tempo e recursos, o que minimiza a capacidade de manter o lucro e adiciona pressão indevida sobre os recursos humanos.

Quando tal acontece de forma constante, a grau de satisfação dos recursos humanos é colocado em causa e os processos de negócio tornam-se morosos devido a erros evitáveis e a outros problemas. A otimização de processos permitirá que os recursos operem com maior eficiência e dediquem mais tempo a tarefas que são realmente importantes.

 

Usar a digitalização de contas a pagar para promover a otimização de processos

 

A gestão documental, sendo transversal a todas as empresas, é um dos processos que mais consome tempo. A sua boa gestão pode ser a parte mais importante, porque é o repositório onde todas as evidências de uma organização são armazenadas.

O circuito documental de uma empresa abrange naturalmente todos os processos e todas as áreas, mas gostaríamos de destacar a área das compras. Na prática, o mais comum é o utilizador rececionar os documentos de compra que são enviados pelos fornecedores, efetuar a sua aprovação, lançar cada um deles no sistema, confirmar os valores, digitalizar cada um dos documentos e colocar o respetivo ficheiro digitalizado em pastas criadas previamente para o efeito na rede.

Se repararmos, trata-se de um conjunto de passos demorados, que podem variar de acordo com o detalhe mencionado em cada um dos documentos e com a possibilidade de dar origem a erros por parte de quem está a lançar. Dependendo da dimensão e ramo de atividade da empresa, poderemos estar a falar em milhares de documentos.

Imagine que este processo estava otimizado e o utilizador podia lançar os documentos de compra de forma ágil, com elevado grau de precisão, e ainda fazer a sua gestão documental de forma automática. Isso seria o cenário perfeito!

 

O poder do Continia Document Capture para uma gestão documental eficiente

 

A evolução tecnológica trouxe soluções que tem como objetivo a resolução dos problemas que apontámos acima. Implementar softwares para otimização de processos é o melhor caminho para que uma empresa obtenha vantagem competitiva face aos seus concorrentes.

A utilização de uma solução como o Continia Document Capture ajudará a otimizar todo este processo das compras. A mesma permite ao utilizador, de uma forma ágil, gerar a captura do documento em vários formatos, utilizando a tecnologia OCR.

Os dados são lançados no sistema ERP de forma automática, sem a intervenção do utilizador. Este terá apenas de fazer a identificação e aprovação dos documentos capturados através de um workflow parametrizado para o efeito. Tudo isto numa solução integrada, com o Business Central, e com baixo preço de configuração e integração.

A solução permite:

  • Entrada de dados com digitalização OCR e validação dos mesmos;
    • Aprovação e matching imediato entre documentos;
    • Arquivo digital;
    • Fluxos de aprovação por níveis e com notificações;
    • Processo de aprovação digital através de portal próprio;
    • Melhoria nos processos de negócio da área comercial/financeira;
    • Utilização de Role Center desenvolvido para a realização destes processos.

Para aprovar os documentos, o usuário não necessita de ter acesso ao sistema ERP. Quando é notificado que tem documentos para aprovar, consegue aceder à visualização destes em ambiente browser e, se pretender, alterar ou complementar informação no respetivo documento, bem como adicionar outros ficheiros relacionados com o mesmo. Ao aprovar o documento, este é automaticamente arquivado na gestão documental.

Esta solução pode ser utilizada para outro tipo de documentos relacionados com o circuito documental da empresa, como por exemplo as encomendas de cliente. Trata-se de uma ferramenta poderosa que, além de minimizar custos, aumenta a produtividade dos recursos.

 

Aumente a eficiência do seu negócio e vingue no mercado!

 

Qualquer empresa que pretenda ser competitiva no mercado terá de encontrar as melhores soluções para otimizar os seus processos. Com a utilização de uma solução OCR, como o Continua Document Capture, o tempo de processamento de documentos é reduzido até cerca de 80%.

A blink-iT é o parceiro ideal para integrar este software na sua empresa, dada a experiência em criar soluções adaptadas a todos os negócios e o conhecimento no que toca às melhores práticas de implementação.

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