A obrigatoriedade da emissão da faturação eletrónica passou a ser uma realidade, desde 2019, para as empresas que têm contratos com entidades públicas. O objetivo desta medida governamental visou a diminuição de custos, a redução de faturas em papel, bem como a otimização do processo na emissão dos respetivos documentos.
Inicialmente obrigatória para as empresas de maior dimensão que forneciam o Estado, em 2021, esta medida estendeu-se a pequenas e a médias empresas.
O que é uma Fatura Eletrónica? Quais os requisitos legais para a transmissão de documentos que o ERP tem que cumprir?
A fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme a Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.
A evolução tecnológica tem permitido às empresas introduzirem novas metodologias de trabalho, agilizando tarefas e procedimentos. A transformação digital trouxe um conjunto vasto de benefícios às empresas:
- Melhoria no atendimento ao cliente;
- Utilização mais eficiente do espaço físico;
- Armazenamento e integração segura de documentos;
- Melhor comunicação entre os departamentos;
- Auxílio no cumprimento das obrigações legais e regulamentares;
- Facilidade de recuperação de informação;
- Redução do tempo de pesquisa na procura de documentos;
- Entre outros.
Objetivos e mais-valias da faturação eletrónica
A implementação da faturação eletrónica é um incentivo à digitalização e simplificação de processos administrativos e fiscais das empresas e entidades públicas. A par disso, tem permitido ao Estado aumentar a receita fiscal.
A emissão destes documentos possibilita que a autoridade tributária centralize os registos num formato único, garantindo a maior transparência e idoneidade, a redução de falhas e o extravio de documentos.
Para além disso, é uma bandeira no combate à evasão fiscal, já que esta obrigatoriedade garante a confiabilidade, a segurança e a privacidade dos dados.
Faturação Eletrónica nos contratos públicos, o que é?
A faturação eletrónica na Contratação Pública exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta. Desta forma, no momento de emissão do documento é gerado um XML Padrão (Respeitando a Norma Técnica CIUS-PT e UBL) que é enviado para um operador de e-invoice, que fará a conversão do ficheiro e envio á entidade recetora. Esta fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
Os requisitos para utilização da Faturação Eletrónica com entidades privadas são os mesmos?
Não são necessários os mesmos requisitos pois, embora os documentos tenham de obedecer na mesma a um conjunto de regras legais, os operadores de intercomunicação são diferentes e os formatos em que são transmitidos são diferentes.
Como posso implementar a faturação eletrónica no meu negócio?
A emissão de faturação eletrónica é semelhante ao documento registado em papel. No entanto, tendo em conta uma norma europeia, esta obriga a um conjunto de regras legais que vai desde a uniformização do formato à estrutura.
Para a emissão de faturação eletrónica é necessário que as empresas possuam softwares certificados que respondam a estas normativas. Estes programas estão habilitados para aplicar uma assinatura digital sobre os documentos de faturação, garantindo a validade e a autenticidade dos mesmos.
Programa de faturação eletrónica apresentado pela blink-iT
Para que consiga responder a estes requisitos de forma fácil e económica, a blink-iT, em parceria com a Generix Group, apresenta aos seus clientes uma nova solução informática.
Este programa permite exportar a informação da fatura e enviar os documentos, por meio de um protocolo seguro de transmissão de dados, para o serviço Invoice Manage On Demand nos servidores da Generix Group.
Após serem recebidos, os documentos de faturação ficam sujeitos aos processos de validação, tradução, autenticação com assinatura eletrónica, publicação aos destinatários e arquivo em repositório de acordo com os requisitos legais em vigor.
É disponibilizado também um repositório de dados cumprindo o período legal de 10 anos. A monitorização dos dados poder ser efetuada através de um backoffice em ambiente web, que também é disponibilizado para o efeito.
O backoffice oferece um conjunto vasto de funcionalidades ao utilizador, tais como:
- Download;
- Exportação e reenvio de documentos;
- Análises de apoio.
As entidades públicas visadas vão rececionar as faturas eletrónicas, através de uma ligação segura entre a Generix Group e o broker EDI, de cada uma das entidades envolvidas. Cada destinatário da fatura terá acesso gratuito a um portal, através do qual pode, a qualquer altura, consultar ou descarregar as segundas vias dos documentos.
Que funcionalidades ficarão disponíveis:
- Controlo das faturas antes da desmaterialização;
- Produção das listas recapitulativas;
- Consulta das faturas on-line;
- Gestão de perfis de desmaterialização;
- Pesquisa de faturas multicritérios;
- Arquivo das faturas desmaterializadas;
- Gestão de assinaturas e certificados eletrónicos.
Como funciona a Faturação Eletrónica no Business Central?
No Business Central para exportar/enviar um documento, deverá aceder aos documentos registados e enviar. De acordo com o definido na ficha do cliente, sobre qual o seu perfil de envio, o Business Central fará:
- Envio Documentos através de Serviço Intercâmbio de Dados;
- Envio Documentos através de email, em PDF e /ou Documento Eletrónico;
- Guardar documento em disco ou cloud, no formato PDF e/ ou Documento Eletrónico.
