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Melhores práticas para automatização de processos de negócio 

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A automatização de processos de negócio usa a tecnologia para tornar a execução de tarefas repetitivas mais eficientes. É muito mais do que fazer a gestão de informação. É remeter para eventos programados e automatizados, trabalhos tradicionalmente repetidos por recursos humanos. Por exemplo: interação com clientes, processos de vendas, planos de marketing, gestão de tarefas, etc.  A decisão de automatizar processos de negócio prende-se com vários fatores como o grau de satisfação dos clientes, a simplificação e a conformidade dos processos.   

Automatização: Benefícios para os processos de negócio

 A automatização dos processos de negócio revela um conjunto de benefícios. As vantagens são diferentes de empresa para empresa e variam mediante a área de atividade. Porém, é certo que são preciosas para toda a estrutura. Entre os pontos que revelam maior incremento, destacamos: 

  • Redução do desperdício de recursos financeiros e de tempo; 
  • Aumento da produtividade, qualidade e rastreabilidade das tarefas; 
  • Comunicação eficiente; 
  • Cumprimento de prazos 
  • Melhor atendimento ao cliente. 

 

5 Passos para tornar o seu negócio mais ágil

  Independentemente do tamanho da sua empresa, sempre que possível torne as tarefas rotineiras mais ágeis. Olhe para a dinâmica de trabalho da sua equipa e aplique estes 5 passos. 

   

1. Analise todas as tarefas do negócio

É importante efetuar uma análise cuidadosa de todos os processos de negócio. Entenda a utilidade de cada uma das tarefas, verifique a eficácia dos processos atuais e qual a mais-valia para o seu projeto. Este passo vai ajudar a identificar os pontos críticos que podem estar a atrasar os objetivos da organização.   

 

2. Identifique os problemas de cada fluxo de trabalho

Ao documentar cada processo, identifique todas as lacunas que causam ineficiência. Algumas tarefas podem estar a atrasar a continuidade ou conclusão de trabalhos. Documente essas falhas de forma a propor possíveis melhorias durante o processo de automatização.   

 

3. Aponte os processos que mais serão beneficiados com a automatização

Nem todos os processos precisam de ser automatizados. É fundamental identificar aqueles que parecem estar a ocupar mais tempo e trabalho. Processos como a elaboração de documentos são importantes para o funcionamento de um negócio, por isso a sua automatização é prioritária. Pondere cada processo tendo em mente que a automatização de todos (até os menos significativos) pode tornar a sua implementação mais dispendiosa e demorada.   

 

4. Meça o retorno do investimento 

Faça uma análise rigorosa dos benefícios que a empresa vai alcançar com a automatização de cada um dos processos. É importante certificar que o investimento vai ser rentabilizado e gerar riqueza.   

 

5. Prepare os recursos humanos para a mudança 

A automatização de processos de negócio deve ser recebida a 100% por parte dos recursos humanos da empresa. É uma mudança que necessita de adaptação e a empresa tem o papel de prestar auxílio nessa tarefa. Apresente à sua equipa os benefícios da automatização e mostre as mais-valias que vai trazer ao dia a dia das pessoas.   

 

Existem outras boas práticas que devem ser consideradas para a automatização de processos de negócio como a definição de metas, elaboração de cronogramas ou escolha de key users  Para colocá-las em ação há que escolher a ferramenta que melhor responde às suas necessidades. Um software ERP é uma das soluções que lhe permite gerar tarefas automáticas.   

 

Saiba mais: ERP: 6 Benefícios deste software na gestão de projetos   

 

Sem dúvida que automatização de processos traz imenso valor para um negócio. No entanto só será eficaz quando implementado de forma correta. Trata-se de um processo desafiante que deve considerar a complexidade do negócio e a adaptação dos utilizadores. Mas, com um planeamento cuidadoso a implementação torna-se bem-sucedida.  

Se gostou deste conteúdo e quer estar a par de mais estratégias práticas para aplicar no seu projeto, visite o nosso blog. Temos vários artigos úteis para si!   

 

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